Règlement intérieur des salles

Les dispositions du présent règlement sont prises en application des articles L2212-2 et suivants du Code Général des Collectivités Territoriales. Dans ce cadre, la municipalité se réserve le droit de refuser une location pour toute manifestation susceptible de troubler l’ordre public.
Les différentes salles communales sont gérées et entretenues par la Commune avec pour objectif la mise à disposition de lieux de rencontre et de rassemblement permettant réunions et autres manifestations
La municipalité reste prioritaire sur l’utilisation des salles. 

Dans le texte qui suit, le terme « bénéficiaire » désigne l’association, le particulier ou l’entreprise qui bénéficie d’une location occasionnelle. 

La commune de Viesly :
La commune de Viesly se réserve un droit de priorité sur les salles municipales, notamment pour l’organisation d’élections, de l’accueil loisirs, de réunions publiques, de manifestations municipales, d’événements imprévus au moment de la réservation, et de travaux importants à réaliser.
Par ailleurs, la commune de Viesly peut immobiliser les salles pour des raisons de sécurité.

Les associations :
Les associations ayant leur siège à Viesly peuvent bénéficier des salles municipales pour une activité régulière ou une utilisation ponctuelle liée à une réunion ou une manifestation. Les associations s’engagent à ne pas servir de prête-nom pour masquer des utilisations de particuliers, même adhérents, ou des utilisations extérieures. La location se fera sous la responsabilité du Président.

Les particuliers :
Les salles des fêtes sont proposées à la location aux particuliers pour des réunions à caractère familial ou amical. La location génère le paiement d’une redevance fixée par décision municipale.

Sous-location :

La sous-location est interdite. La responsabilité du loueur qui aura sous-loué reste pleine et entière vis-à-vis de la commune.
Un contrôle peut être exercé pendant la manifestation. Dans le cas du non-respect de cet article, la commune conservera la caution versée et se verra dans l’obligation d’exclure définitivement l’association ou le particulier de toute autre location.

La mairie puis les associations ont un droit de priorité sur les locations, ouvert ensuite aux particuliers, aux entreprises, et aux associations qui auront de nouvelles demandes en cours d’année. L’affectation d’une salle est fonction de sa capacité d’accueil et du nombre de participants à la manifestation. En aucun cas, le nombre de participants ne peut être supérieur à la capacité d’accueil. 
Dès confirmation de la réservation de la salle, le ou les organisateurs seront tenus de verser des arrhes (sauf pour les associations). Les tarifs appliqués sont ceux en vigueur au moment de la location. 
Pour être complet un dossier devra être composé des pièces suivantes : 

L’attestation d’assurance Responsabilité d’occupant à titre occasionnel (cf article 4)

• Un chèque d’arrhes
• Un chèque de caution non encaissé
• Le document avec vos besoins de vaisselles

En cas de désistement, le bénéficiaire est tenu d’informer par écrit la commune de Viesly. Le chèque d’arrhes ne pourra être remboursé.

Caution :
Afin de responsabiliser le bénéficiaire de la location, une caution sera exigée. Celle-ci constitue une avance sur les frais de remise en état, de remplacement de matériel et de nettoyage dont la totalité sera supportée par le bénéficiaire et dûment constaté dans l’état des lieux.
Celui-ci servira de base au chiffrage des réparations éventuelles par les services techniques municipaux ou une entreprise extérieure. 
Cette caution, en cas de dégradation constatée, ne sera restituée qu’après paiement par le bénéficiaire de l’intégralité des dommages. Si les dégradations dépassent le montant de la caution, la commune se réserve le droit de poursuivre le bénéficiaire pour le solde restant dû. Si aucun dommage n’a été constaté, cette caution sera restituée le jour de l’état des lieux. 

Le bénéficiaire des locaux doit contracter une assurance couvrant les biens lui appartenant, les dommages causés aux personnes, aux biens immobiliers et mobiliers, et en général tous les dommages pouvant engager sa responsabilité, aussi bien dans les locaux loués que dans ses abords immédiats.
Par ailleurs, la commune de Viesly ne pourra être tenue pour responsable des pertes, vols ou accidents concernant les effets ou objets laissés dans les locaux. Sur l’attestation d’assurance devra apparaître le nom de la salle, les jours et horaires d’utilisation.

Le nettoyage de la salle et des annexes, de son matériel et de ses abords est à la charge du bénéficiaire. 

• Les tables et chaises devront être, après nettoyage, remises à l’endroit où elles se trouvaient initialement.
• Cuisine – WC – Lavabos – Électroménager : Ils doivent être nettoyés et en parfait état de propreté et de fonctionnement au moment de l’état des lieux de sortie. 
• La salle : Le bénéficiaire devra procéder au rangement et au nettoyage de la salle. 
• Les abords : Le nettoyage des abords est à la charge du bénéficiaire (ramassage des papiers, bouteilles, mégots, etc..). 
• Poubelles : le bénéficiaire devra effectuer le tri de ses déchets avec les poubelles mises à sa disposition et évacuer ses déchets.

Pendant la location, la présence du bénéficiaire dans la salle est obligatoire. Il prend les dispositions de surveillance et de protection nécessaires. Le bénéficiaire se doit de respecter les conditions de propreté, heure limite et le nombre maximal de personnes admises, tels qu’elles sont indiquées dans le contrat de location. En cas de manquement, de tapage nocturne ou diurne, la responsabilité personnelle du bénéficiaire est engagée. 

Pour chaque salle est fixée une capacité d’accueil maximale indiquée dans la seconde partie du règlement. Pour des raisons de sécurité, il est impératif de respecter cette capacité maximum. En cas de dépassement, la responsabilité personnelle du bénéficiaire sera engagée. 

D’une manière générale, le bénéficiaire interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions légales d’hygiène et de sécurité, en particulier : 

• La circulation des utilisateurs ne doit pas être gênée aux abords, à l’intérieur de la salle et à proximité des issues de secours  
• Les issues de secours doivent être dégagées en permanence, le non-respect de cette consigne engagera la responsabilité du bénéficiaire et pourra entraîner l’arrêt immédiat de la manifestation ;
• Les issues de sécurité doivent rester visibles ; 
• Les installations techniques, de chauffage, ventilation, projection, éclairage, sonorisation, lutte contre le feu ou électriques ne doivent pas être modifiées. Par ailleurs les installations électriques ne devront pas être surchargées.
• Il est interdit d’utiliser des clous, des punaises, de la pâte ou du scotch sur les murs et les façades au risque d’endommager les revêtements muraux.
• Les objets apportés par les bénéficiaires devront être retirés de la salle avant la fin de la période de location.  
• Aucun matériel de cuisson ne devra être introduit dans les salles municipales (four, friteuse, barbecue, bouteille de gaz…).

Le bénéficiaire se doit de garantir l’ordre public dans la salle et aux abords, il est interdit : 

• D’utiliser les salles comme lieu de couchage
• D’y introduire des animaux. 
• De fumer et de vapoter à l’intérieur des salles et leurs dégagements
• D’utiliser des produits psychotropes ou stupéfiants….
• D’introduire tout produit combustible ou dangereux dans les locaux,
• De vendre tout alcool et tabac aux mineurs
• De bloquer les issues de secours,
• D’utiliser des dispositifs bruyants tels que pétards, produits artificiers
• De stationner tout véhicule à moteur dans l’enceinte des locaux.

Si le lieu n’est pas rendu dans un état satisfaisant, le constat sera notifié dans l’état des lieux de sortie et la Commune fera procéder à un nettoyage au frais du bénéficiaire.
Le montant minimum de 100 euros sera facturé. 
Dans le cas où le bénéficiaire s’opposerait à régler la facturation du ménage, la commune encaissera la caution de 500 euros.  

En cas de déclenchement de l’alarme incendie, l’organisateur sera tenu de faire évacuer la salle en totalité.
En cas d’incendie, de fumée, prévenir le centre d’incendie et de secours en composant le 18 à partir d’une ligne fixe ou le 112 à partir d’un téléphone portable.

Numéro d’urgence

15 SAMU
17 POLICE SECOURS
18 SAPEURS POMPIERS
112 NUMÉRO D’APPEL D’URGENCE EUROPÉEN

Fermeture des lieux : Avant de quitter les lieux, le bénéficiaire s’assure de l’absence de risque d’incendie, d’inondation ou d’intrusion, il procède à un contrôle de la salle, de ses abords et vérifie en particulier que les lumières sont éteintes, les portes et fenêtres closes, les robinetteries et les issues de secours fermées.

L’état des lieux avant location sera effectué avec le bénéficiaire par un (une) responsable désigné(e) par la Mairie. Les clés des salles seront remises aux bénéficiaires.
Les clés seront restituées par le bénéficiaire au jour et heure convenu. Un état des lieux sera alors effectué en présence du bénéficiaire et du (de la) responsable désigné(e) par la Mairie.

Le chèque de caution sera rendu après la réalisation de l’état des lieux.  

L’ouverture et la fermeture des lieux s’effectuent par badge, permettant ainsi une traçabilité des allers et venues. En cas de perte des clés/badges, le changement des barillets ainsi que les jeux de clés/badges des salles seront facturés.

 S’il y a lieu, le bénéficiaire s’acquitte de ses obligations vis-à-vis de la SACEM, etc…
En cas d’ouverture d’un débit de boisson temporaire, le bénéficiaire sollicite une demande d’autorisation auprès de la Commune 15 jours minimum avant la manifestation et effectue les déclarations réglementaires. 

La commune se réserve la possibilité d’annuler une réservation en cas de circonstances particulières ou de nécessité.
En cas d’événement exceptionnel (élections, plan d’hébergement d’urgence…) la location de salle pourra être annulée sans préavis. La Commune pourra dans la mesure du possible aider le bénéficiaire à retrouver une salle. Le bénéficiaire se verra rembourser le montant des sommes versées sans contrepartie ou pourra bénéficier d’un report de location. 

Les Tarifs sont arrêtés annuellement par décision municipale.

60 places assises.
Cette salle est composée : d’une salle principale, d’un office, de sanitaires et d’un vestiaire.
Nombre de tables : 15 de 4 personnes

Matériel à disposition :

• 2 plaques de cuisson avec 4 et 5 plaques
• 2 fours
• 2 réfrigérateurs
• Un congélateur bahut
• Un lave-vaisselle
• Un meuble de plonge en inox
• Une cafetière
• 2 chariots de cuisine à roulettes

Se référer aux dispositions générales.

Les équipements inox de l’office devront être exclusivement nettoyés à l’eau chaude avec une éponge non abrasive.
Les produits d’entretien et sacs poubelles ne sont pas fournis par la collectivité.
Rangement des chaises 10/10. Les tables, après nettoyage, devront être rangées sur le chariot prévu à cet effet.
Les poubelles devront être remisées dans leur emplacement initial.

Un parking situé devant le bâtiment est accessible.
Le portail devra être maintenu fermé pour éviter l’intrusion de véhicules extérieurs.
Laisser un accès libre pour l’intervention des véhicules de secours.

160 places assises. Cette salle est composée : d’une salle principale, d’un bar, d’un office, d’un local de rangement du matériel, d’un hall d’entrée, de sanitaires, d’un vestiaire et d’une salle de réunion.

Mobilier
42 Tables de 4 personnes

Office :
- Plans de travail en acier inoxydable
- meuble de plonge en acier inoxydable
- meubles bas et étagères
- 1 armoire frigorifique trois portes
- cuisinière électrique, plaques et hotte
- four électrique à convection
- meuble étuve
- lave-vaisselle pro
- poubelles

Bar :
- lave-vaisselle pro
- 1 arrière bar réfrigéré

Réserve :
- armoire réfrigérée
- congélateur bahut

Se référer aux dispositions générales.

Les équipements inox de l’office devront être exclusivement nettoyés à l’eau chaude avec une éponge non abrasive.
Les produits d’entretien et sacs poubelles ne sont pas fournis par la collectivité.
Rangement des chaises 10/10. Les tables, après nettoyage, devront être rangées, sur les chariots prévus à cet effet.
Les poubelles devront être remisées dans le local prévu à cet effet sur l’arrière du bâtiment.

La salle est équipée d’un limiteur de son prévu pour éviter tous les dépassements de niveau sonore supérieur de 100 dB, si le dépassement du seuil survient une coupure de l’énergie de la « sono » s’activera pendant 30s. Après 3 dépassements répétés, une coupure générale automatique interviendra.

 Le stationnement sur l’arrière de la salle est réservé au traiteur. Laisser un accès libre pour l’intervention des véhicules de secours.

Le présent règlement est un document contractuel opposable au contractant et toute personne relevant de sa responsabilité.
Toute infraction au présent règlement sera poursuivie conformément aux lois et règlements en vigueur. Elle pourrait entraîner l’expulsion du contrevenant, la suspension provisoire ou définitive d’une manifestation ou du créneau attribué.
La mairie de Viesly se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent règlement chaque fois qu’elle le jugera nécessaire.